Neu: Seit 01.01.2020 gilt die zwingende eZustellung an Unternehmen

Autorinnen: MMag. Verena Heffermann; Dr. Isabella Lechner.

Bereits seit 01.12.2019 hatten Unternehmen die Möglichkeit, an der elektronischen Zustellung durch Bundesbehörden teilzunehmen. Seit 01.01.2020 sind sie (von einigen wenigen Ausnahmen abgesehen) verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen.[1]

Hintergrund dieser Verpflichtung ist § 1a E-Government-Gesetz (E-GovG), der ebenfalls mit 01.01.2020 in Kraft getreten ist und Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Zustellungen („eZustellungen“) an Bundesbehörden zu ermöglichen. Im Gegenzug dazu müssen nun auch Unternehmer an der eZustellung teilnehmen und haben die dafür erforderlichen (technischen) Maßnahmen im Unternehmen zu setzen (zB Registrierung beim Unternehmensserviceportal („USP“), Handy-Signatur, etc).

Seit wann besteht die Verpflichtung zur Teilnahme an der eZustellung?

Die Verpflichtung ist mit 01.01.2020 in Kraft getreten.

Wer gilt als Unternehmer?

Der Unternehmerbegriff ist weit gefasst und umfasst neben juristischen Personen (zB GmbH, AG) und Personengesellschaften auch Personenvereinigungen (zB Vereine) sowie freie Dienstnehmer und freiberuflich tätige Personen, sofern diese Einkünfte aus

• Land- und Forstwirtschaft,
• selbständiger Arbeit,
• Gewerbebetrieb oder
• Vermietung und Verpachtung

erzielen (im Detail siehe § 1b Abs 1 E-GovG iVm § 3 Z 20 Bundesstatistikgesetz 2000). Somit sind unter bestimmten Voraussetzungen auch natürliche Personen vom Unternehmerbegriff umfasst und haben verpflichtend an der neuen eZustellung teilzunehmen.

Gibt es Unternehmer, die von der eZustellung ausgenommen sind?

Unternehmer, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze von EUR 35.000 nicht zur Abgabe von UVAs verpflichtet sind (Kleinunternehmer), können aus der eZustellung hinausoptieren („opting-out“). Achtung, diese Unternehmer müssen der Teilnahme aktiv widersprechen (durch Abmeldung des Unternehmens vom Teilnehmerverzeichnis und somit der elektronischen Zustellung).

Welche Schritte sind zu setzen, um an der eZustellung teilnehmen zu können?

Im USP befindet sich das elektronische Postfach „MeinPostkorb“, über welches die eZustellungen erfolgen. Seitens der Unternehmen sind nachfolgende Schritte zu setzen:

• Einrichten eines USP-Kontos
• Zuweisen von Verfahrensrechten durch den USP-Administrator
  • Namhaftmachung eines (oder mehrerer) „Postkorb-Administrator(s)“
  • Namhaftmachung eines (oder mehrerer) „Postbevollmächtigten“*
• Registrierung im Teilnehmerverzeichnis**
• Abholung von eZustellungen über das Anzeigemodul „MeinPostkorb“***

*Unternehmensfremde Personen (zB Parteienvertreter) können als “weitere Benutzer“ angelegt und sodann die Rolle „Postbevollmächtigter“ zugewiesen bekommen.

**Unternehmer, die bereits bei FinanzOnline oder im ERV registriert waren und nicht auf die elektronische Zustellung verzichtet sowie eine E-Mailadresse hinterlegt haben, wurden bereits im Juli 2019 automatisch in das Teilnehmerverzeichnis für eZustellungen übernommen. Achtung, diese Unternehmer müssen sich uU noch für den Erhalt nachweislicher Zustellungen registrieren/freischalten.

***Sobald ein behördliches Dokument im elektronischen Postfach „MeinPostkorb“ einlangt, erfolgt eine Verständigung per E-Mail (auf alle im Teilnehmerverzeichnis hinterlegten E-Mailadressen). Hat eine nachweisliche eZustellung zu erfolgen und wird eine Nachricht/ein Schriftstück nicht binnen 48 Stunden in „MeinPostkorb“ abgeholt, so erfolgt eine weitere Verständigung per E-Mail.

Achtung: Um im „MeinPostkorb“ nachweisliche Zustellungen sehen und abrufen zu können, ist es erforderlich, dass sich der Postbevollmächtigte mit Handysignatur/Bürgerkarte einloggt. Erfolgt der Einstieg nicht mittels Handy-Signatur/Bürgerkarte, sondern mit USP- oder FinanzOnline-Daten, werden ausschließlich nicht-nachweisliche Zustellungen im „MeinPostkorb“ angezeigt!

Gibt es eZustellungen, die nicht über „MeinPostkorb“ erfolgen?

Ja, Schriftstücke der Finanzverwaltung etwa werden weiterhin über FinanzOnline zugestellt. Im USP, unter dem Anzeigemodul „MeinPostkorb“, erhält man lediglich eine Information, dass ein Schriftstück in FinanzOnline zur Abholung bereit liegt; diese Information im USP bewirkt noch keine Zustellung.

Was sind nachweisliche bzw nicht-nachweisliche Zustellungen?

Nachweisliche Zustellungen entsprechen den RSa- und RSb-Briefen. Der Versender erhält hier einen Zustellnachweis über die erfolgte Abholung des Schriftstücks bzw eine Verständigung, dass die Abholfrist abgelaufen und das Schriftstück nicht behoben wurde.

Mit nicht-nachweislicher Zustellung werden „einfache“ Nachrichten/Schriftstücke zugestellt, die keiner nachweislichen Zustellung bedürfen. Der Versender erhält hier keinen Zustellnachweis.

Wann gilt eine Nachricht als zugestellt?

Nachweisliche Zustellungen gelten am ersten Werktag nach Übermittlung der E‑Mailverständigung als zugestellt, jedenfalls aber mit Abholung der Nachricht/des Schriftstücks über „MeinPostkorb“. Als abgeholt gilt eine Nachricht/ein Schriftstück, sobald der Einstieg in das elektronische Postfach „Mein Postkorb“ erfolgt ist und die Liste der Nachrichten im Posteingang angezeigt wird.

Nicht-nachweisliche Zustellungen gelten als erfolgt, sobald das Schriftstück zur Abholung im elektronischen Postfach „MeinPostkorb“ bereitgestellt ist.

Mit dem Zeitpunkt der Zustellung beginnen allfällige Fristen zu laufen.

Wie lange werden Nachrichten gespeichert?

Nachweisliche Zustellungen müssen binnen 2 Wochen im „MeinPostkorb“ abgeholt werden und stehen dann weiter 8 Wochen im „MeinPostkorb“ zur Verfügung, bevor sie anschließend automatisch gelöscht werden. Insgesamt beträgt die „Vorhaltezeit“ somit 10 Wochen.

Nicht-nachweisliche Zustellungen stehen 70 Tage zur Abholung bereit. Nach Ablauf dieser Frist werden sie automatisch aus „MeinPostkorb“ gelöscht.

Was kann man bei „Ortsabwesenheit“ machen?

Über das entsprechende Anzeigemodul kann eine Abwesenheit von maximal 28 Tagen eingetragen werden. Während dieses Zeitraums erfolgen keine eZustellungen. Achtung, Abwesenheitsnotizen im „MeinPostkorb“ bewirken, dass Schriftstücke postalisch zugestellt werden (sofern nicht auch bei der Post eine Ortsabwesenheit hinterlegt wird – bspw bei Betriebsurlaub zu beachten).

Kann ein Unternehmen die eZustellung auch „auslagern“, zB auf PwC?

Derzeit ist es leider technisch (noch) nicht möglich, dass eine andere Person, wie zB ein Parteienvertreter, als „Zustellungsbevollmächtigter“ auf dessen USP ein Postfach für einen Klienten anlegt oder sonst Post des Klienten dort empfängt. Die Einrichtung eines USP durch jedes teilnahmeverpflichtete Unternehmen ist daher derzeit noch unumgänglich. Ist das USP einmal eingerichtet, ist dann allerdings die Bestimmung (auch) eines externen Postbevollmächtigten möglich.

[1] Besonderheiten die ua für ERV-Teilnehmer mit aktivierter „Weiterleitung in den ERV“ gelten, werden in diesem Beitrag nicht abgebildet.