Whistleblowing – nur noch wenige Monate!

Autorin: Dr. Nathalie Alon, LL.M.

In wenigen Monaten trifft die Verpflichtung zur Implementierung eines internen Meldekanals gemäß dem österreichischen HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen. 

Die Zeit läuft – welche Vorbereitungen sind jetzt zu treffen? 

1) Welcher Anwendungsbereich soll durch das Whistleblowing-System abgedeckt werden?  

Jedes vom HSchG betroffene Unternehmen sollte sich dringend Gedanken zum Anwendungsbereich des internen Whistleblowing-Systems machen. Soll bloß der gesetzliche Anwendungsbereich des HSchG für die Hinweisabgabe eröffnet werden, oder soll jegliche mögliche Rechtsverletzung (zB nach dem Arbeitszeitgesetz oder dem StGB, wie Diebstahl oder Betrug) über das Whistleblowing – Tool gemeldet werden können? 

Sollte der Anwendungsbereichs des Whistleblowing-Systems sämtliche Rechtsverletzungen umfassen, ergeben sich daraus einige wichtige datenschutz- und arbeitsrechtliche Herausforderungen, die zeitgerecht vorzubereiten sind (zB Betriebsvereinbarung, Datenschutzfolgenabschätzung). 

2) Wo soll das Whistleblowing-System im Konzern angesiedelt werden?

Soll der Betrieb des internen Meldekanals an Dritte (ua Konzernmutter, Rechtsanwält:innen) ausgelagert werden? Inwiefern ist eine solche Auslagerung vor datenschutzrechtlichen Überlegungen, wie dem Grundsatz der Datenminimierung sowie dem Need-to-Know Prinzip, zulässig? 

Gibt es bereits Ansprechpersonen in jeder Gesellschaft? In welcher internen Abteilung soll das Thema Whistleblowing verankert werden? In welchen Sprachen soll das Whistleblowing-System zur Verfügung gestellt werden? 

3) Muss das Whistleblowing-System tatsächlich ein IT-Tool sein? 

Verpflichtend ist lediglich, dass die Möglichkeit einer mündlichen oder schriftlichen oder mündlich und schriftlichen Hinweisabgabe gegeben sein muss. Das HSchG bzw die Erläuterungen beinhalten keine spezifischen Vorgaben zur Ausgestaltung des internen Meldekanals, ausgenommen folgende Aspekte: 

• Die internen Stellen sind mit den notwendigen finanziellen und personellen Mitteln ausgestattet.
• Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin und Dritter, die in der Meldung genannt werden, bleibt gewahrt.
• Die Entgegennahme von Hinweisen erfolgt unparteilich und unvoreingenommen.

Allerdings weist das HSchG explizit auf die Implementierung eines dem Stand der Technik genügenden Whistleblowing-Systems hin. Dementsprechend ist sowohl auf die Einhaltung der Grundsätze “Data Protection by Design” und “Data Protection by Default” zu achten. Dies kann ua durch Maßnahmen zur Pseudonymisierung, Verschlüsselung, Gewährleistung der Zugangsbeschränkungen sowie der Sicherstellung der Verfügbarkeit der Systeme erfolgen. 

Diese und viele weitere Fragen beantworten wir gerne im Rahmen eines auf Ihr Unternehmen bzw Ihre Unternehmensgruppe zugeschnittenen Workshops. Haben Sie spezifische Fragen ua zu den Themen Datenschutz,Arbeitsrecht sowie die notwendige transparente Kommunikation? Wir gehen gerne auf diese ein und teilen mit Ihnen unsere bisherigen Erfahrungen.

Weitere Informationen zu unserem Serviceangebot und auch zu dem Whistleblowing Tool finden Sie hier.