Covid-19: Gesellschaftsrechtliche Entscheidungsfindung – was ist „remote“ möglich? (Teil 1)

Die Verbreitung des Corona-Virus stellt uns alle vor neue Herausforderungen und hat Auswirkungen auf sämtliche Lebensbereiche. Was jetzt Vorstände, Geschäftsführer, Aufsichtsräte, Gesellschafter und Aktionäre bei der gesellschaftsrechtlichen Sitzungs- und Entscheidungsarbeit „remote“ beachten müssen, steht im Mittelpunkt dieses Blogbeitrags. 

Vorstand und Geschäftsführung

Werden Ausgehbeschränkungen noch mehr verstärkt, wird die Entscheidungsfindung von Vorständen von Aktiengesellschaften und GmbH-Geschäftsführern künftig zur Gänze elektronisch – via Telefon und Email – stattfinden (müssen). Das ist natürlich schon jetzt und ohne COVID-19 Krise der Fall. 

Das Gesetz stellt in diesem Zusammenhang auch keine besonderen Anforderungen. Gesellschaftsinterne Compliance-Vorschriften, zB in Form von Geschäftsordnungen,  gestalten dies, insbesondere im Hinblick auf Dokumentations- und Protokollpflichten und gerade in bzw für Krisenzeiten, oft jedoch strenger. Derartige Regelungen dürfen keinesfalls außer Acht gelassen oder gar über Bord geworfen werden. Sie bieten vielmehr eine Richtschnur für sorgfaltsgemäßes Handeln auch während einer Krise und tragen damit zur Vermeidung von (späteren) Auseinandersetzungen (in Nach-Krisenzeiten) wesentlich bei. 

Aufsichtsrat

Das gleiche Maß an „Flexibilität“ stellt der Gesetzgeber für die Durchführung und Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen und die damit verbundene Entscheidungsfindung von Aufsichtsräten jedoch – noch – nicht bereit. 

Update 20.3.2020: Das (derzeit bereits im Entwurf vorliegende) 2. COVID-19-Gesetz bringt hier Erleichterungen: Vorbehaltlich einer eigenen Durchführungsverordnung können Versammlungen von Organmitgliedern von Kapitalgesellschaften künftig auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer abgehalten werden.

Sofern die Satzung oder der Gesellschaftsvertrag dies vorsehen und im konkreten Fall kein Mitglied des Aufsichtsrats widerspricht, ist eine Beschlussfassung bzw Stimmabgabe im „elektronischen“ Weg, dh fernmündlich, möglich und zulässig. Für die Durchführung und Abhaltung von Sitzungen, insbesondere jener über die Feststellung des Jahresabschlusses, an der auch der Abschlussprüfer teilzunehmen hat, reicht eine „einfache“ Telefonkonferenz allerdings nicht aus. Diese Sitzung hat vielmehr in Form einer „qualifizierten“ Videokonferenz stattzufinden. 

Dafür ist es erforderlich, dass sich die Aufsichtsratsmitglieder „live“ sehen und hören, um Mimik, Gestik sowie Intonation sämtlicher Teilnehmer wahrnehmen zu können. Auch der Abschlussprüfer kann – insbesondere zwecks Beantwortung allfälliger Fragen – zu einer solchen Sitzung hinzugezogen werden.

Wie auch bei anderen Aufsichtsratssitzungen, sind den Aufsichtsratsmitgliedern sämtliche Informationen für eine sorgfältige Entscheidungsfindung – fristgerecht –  zur Verfügung zu stellen. In diesem Zusammenhang besteht kein Unterschied zu Präsenzsitzungen.

Ein wesentlicher Aspekt für die Durchführung von Vorstands- und Geschäftsführungs- oder Aufsichtsratssitzungen, insbesondere in Form qualifizierter Videokonferenzen, ist das Thema Sicherheit:  

Die Datenübermittlung muss auf sicheren Übertragungskanälen und frei von externer Einflussnahme erfolgen. Neben einer Videokamera, deren Radius den gesamten Raum, in dem der jeweilige Teilnehmer sitzt, abdeckt (dies sollte auch mit Kameras moderner Laptops möglich sein) und einer qualitativ hochwertigen Verbindung, sollten die Teilnehmer der Sitzung daher nur durch Eingabe von Passwörtern in den virtuellen Sitzungsraum gelangen können. Nicht jede gängige und rasch verfügbare IT-Lösung erfüllt diese Kriterien. 

Sollten Sie über diese technischen Voraussetzungen – abgesehen von einem Laptop mit Kamera und Mikrofon – nicht verfügen oder diese auch nicht rasch zu beschaffen sein, haben wir gemeinsam mit unseren PwC IT-Experten einen Remote-Meetingraum gebaut. Dieser ermöglicht Ihnen eine rasche Durchführung von Vorstands- und Geschäftsführungssitzungen sowie insbesondere Aufsichtsratssitzungen in Zeiten krisenbedingter Ortsabwesenheit. 

Kontaktieren Sie uns. Wir stehen Ihnen für Fragen, insbesondere zur Nutzung dieses Raums, jederzeit zur Verfügung!