Rule Keeper: So hilft Ihnen die Automatisierung von Entscheidungsprozessen in Krisensituationen

Die Auswirkungen von COVID-19 beeinträchtigen maßgeblich das private wie auch berufliche Leben in Österreich. Egal ob große Konzerne, KMU oder Unselbständige – die aktuelle Situation bringt viele Herausforderungen mit sich, die unseren beruflichen Alltag auf den Kopf stellen. Wir beobachten dabei, dass uns eine Erkenntnis über nahezu alle Branchen hinweg vereint: Technologie ist heute wichtiger denn je.

Technologie im Recht

Technologie im Recht ist unter dem Schlagwort Legal Tech bereits seit einigen Jahren in Österreich angekommen. Doch allzu oft stellen wir fest, dass der Arbeitsalltag von JuristInnen in vielen Bereichen nur schleppend digitalisiert wird. Das liegt zum einen daran, dass die Legal Tech Community nach wie vor überschaubar groß ist und viele JurstInnen dem Thema nach wie vor skeptisch gegenüberstehen. Zum anderen muss Technologie schnell, unkompliziert und vor allem (rechts)sicher einsetzbar sein, damit sie in der täglichen Praxis auch tatsächlich zur Anwendung gelangt. Das trifft leider auf viele Tools nicht zu und führt dazu, dass wir uns entweder von vornherein gegen die Anschaffung eines Tools entscheiden, oder aber die besten Tools in der Schublade liegen und dort verstauben.

Rule Keeper ist anders

Rule Keeper bringt all das mit, was wir uns von einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt erwarten: Es ist rasch um- und einsetzbar, simpel in der Anwendung und soll vor allem eines schaffen – Rechtssicherheit im Unternehmen.

Wie funktioniert Rule Keeper?

Wir automatisieren verschiedenste Entscheidungsfragen und -prozesse – unsere eigenen wie auch jene unserer KlientInnen – und erstellen dabei auf den User angepasste und leicht verständliche Fragebögen, die mittels Link bereitgestellt werden. Der Enduser muss somit keine Installation vornehmen und kann sich sogleich durch die entsprechende Applikation klicken.

Abhängig von den Antworten des Users werden irrelevante Folgefragen übersprungen, Möglichkeiten zum Datei-Upload gegeben, E-Mails automatisch versendet oder Fristen berechnet. Am Ende wird dem User das Ergebnis angezeigt und (wenn gewünscht) ein Dokument-Download ermöglicht.

Mit Rule Keeper können Fragen wie: „Darf ich das Geschenk annehmen?“, rechtssicher, rasch, zeit- und ortsunabhängig sowie ressourcenschonend beantwortet werden.

Rule Keeper entlastet JuristInnen von sich wiederholenden Fragen

Ein weiterer Vorteil dabei, den wir insbesondere in der momentanen COVID-19 Situation sehen, ist die Möglichkeit mit Rule Keeper für die eigenen MitarbeiterInnen aber auch KundInnen Antworten auf wichtige Fragen zu geben, die eine große User-Gruppe beschäftigt. Und das orts- und zeitunabhängig.

Dies stellt in der Regel eine Verbesserung des Serviceangebots bei zeitgleicher Entlastung der Abteilungen dar. Natürlich ist im Einzelfall abzuwägen, wo der persönliche Kontakt (derzeit nur mittels Telefon bzw Videokonferenz) dennoch vorzuziehen ist. Wo die Telefone gerade heiß laufen und stets die gleichen Fragen gestellt werden, bietet sich aber zumindest eine vorgeschaltete Rule Keeper Applikation zur Unterstützung an.

Auch im hoffentlich bald wiederkehrenden Normalzustand sind dies wertvolle Aspekte der automatisierten Entscheidungsfindung. Ob Compliance-, Rechts- oder Steuerabteilung oder Datenschutzbeauftragter – überall beobachten wir, dass mit dem Anstieg an Compliance-Vorschriften auch der Servicebedarf im Unternehmen steigt. Werden häufig wiederkehrende Fragen, die stets dem selben Prüfschema folgen, digitalisiert, entlastet das die Abteilungen und schafft Zeit für die juristisch spannenderen und herausfordernden Fragen.

Rule Keeper sichert Compliance

Die meisten Compliance Vorschriften sind in langen Textdokumenten niedergeschrieben, die sehr häufig der betroffenen Zielgruppe gar nicht bekannt sind. Wenn sie dann doch einmal darüber stolpern, dürfen wir uns leider nicht darauf verlassen, dass sie vollständig gelesen und auch verstanden werden. Denn Compliance Vorschriften sind üblicherweise in einer Juristen-Sprache verfasst, die selbst für JurstInnen häufig eine Herausforderung darstellen.

Mit Applikationen von Rule Keeper wird dieses juristische Wissen User-gerecht aufbereitet und vermittelt. Die Eingaben können zudem zentral gespeichert und dokumentiert werden, wodurch eine weiter Unterstützung im Compliance-Prozess gegeben ist.

Von der Idee zur eigenen Rule Keeper Applikation

Üblicherweise setzen wir uns mit Ihnen persönlich an einen Tisch, momentan treffen wir uns dazu in einer Videokonferenz. In jedem Fall besprechen wir ausgiebig Ihren Use Case und gehen dann im Anschluss in die Entwicklung.

Unsere JuristInnen als ExpertInnen ihres jeweiligen Fachgebiets entwickeln dabei selbst Applikationen mit Unterstützung unserer Produktmanager aus unserem Legal Tech Team. Das hat den Vorteil, dass es keine Schnittstelle zu Entwicklern und damit keinen Informationsverlust durch Übersetzungsarbeit gibt.

Von komplexen, mehrstufigen Entscheidungswegen über Scoring-Berechnungen mit automatischer E-Mail-Benachrichtigung bis hin zum Erstellen von Dokumenten, die Ihrer unternehmenseigenen Corporate Identity entsprechen – Rule Keeper kann bei den unterschiedlichsten Use Cases unterstützen.

Einen ersten Prototypen können wir – abhängig von der Komplexität des Anwendungsfalls – in der Regel nach wenigen Tagen übermitteln. Danach setzen wir in mehreren Schleifen Ihr Feedback um, testen die Anwendung und machen sie fit für den Produktiveinsatz.

Spezielle COVID-19 Use Cases

Wie bereits zuvor erwähnt, bietet die Verwendung von Technologie grundsätzlich eine ganze Reihe an Vorteilen, auch außerhalb von Krisensituationen. Allerdings sind auch bei jenen Use Cases, die es sowieso im Unternehmen gibt, die Vorteile jetzt noch stärker spürbar als üblich. Denn gerade jetzt sind viele JuristInnen ohnedies mit völlig neuen Rechtsfragen konfrontiert und können sich nicht im selben Ausmaß wie bisher um das Tagesgeschäft kümmern. Hier kann es eine echte Entlastung sein, wenn die Fragen, ob eine Data Breach Notification notwendig ist oder wer im Unternehmen bei welchem Vertragsvolumen mitreden muss, mit einem Tool beantwortet werden können.

Daneben tun sich momentan eine ganze Reihe neuer Use Cases auf, die auf manchmal an öffentliche Einrichtungen und manchmal an das eigene Unternehmen gerichtet werden. Insbesondere im Kontakt mit den KundInnen sehen wir viele Anfragen, die plötzlich stark angestiegen sind. Gerade für Unternehmen, deren MitarbeiterInnen derzeit nicht im vollen Ausmaß eingesetzt werden können, ist die Steuerung dieser neuen Prozesse eine große Herausforderung.

Kundenanfragen an das eigene Unternehmen, die die Auswirkungen von COVID-19 auf laufende Verträge betreffen, sind ein möglicher Use Case für Rule Keeper.

Probieren Sie es selbst

Einige Anschauungsbeispiele haben wir als einfache Prototypen auf unsere Website gestellt, um Ihnen eine bessere Vorstellung davon geben zu können, wie unsere Rule Keeper Applikationen aussehen und funktionieren. Probieren Sie es also selbst aus und klicken Sie sich durch!

Wenn Sie Fragen zum Produkt haben, melden Sie sich gerne bei uns per E-Mail oder telefonisch unter +43 (0) 1 38405 50 oder kontaktieren Sie ihren Ansprechpartner bei PwC Legal.

Co-Autorin: Veronika Szücs, BA