Arbeitsrechtliche Praxistipps zum Urlaubsrecht
Der Sommer und damit auch die Urlaubssaison stehen vor der Tür. Es handelt sich beim Recht auf bezahlten Urlaub um einen zwingenden und unverzichtbaren Anspruch für Mitarbeiter:innen. In der Praxis besteht aber dennoch oft Unsicherheit, welche rechtlichen Rahmenbedingungen tatsächlich zu beachten sind. Überdies gab es in der letzten Zeit, insbesondere auf EU-Ebene, für Arbeitgeber:innen zu beachtende, wesentliche höchstgerichtliche Rechtsprechung. Der folgende Blogbeitrag gibt Antworten auf die wichtigsten Praxisfragen zum Urlaubsrecht.
Wie viel Urlaub steht Arbeitnehmer:innen pro Jahr zu?
Nach dem österreichischen Urlaubsgesetz (UrlG) steht Arbeitnehmer:innen bei einer Dienstzeit von weniger als 25 Dienstjahren ein Urlaubsanspruch von 30 Werktagen (auf Basis einer 6-Tage-Woche bzw. 25 Arbeitstagen bei einer 5-Tage-Woche) pro Urlaubsjahr zu.
Ab dem vollendeten 25. Dienstjahr erhöht sich der Urlaubsanspruch auf 36 Werktage (auf Basis einer 6-Tage Woche bzw. 30 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche) pro Urlaubsjahr. In der Praxis wird dabei oft von der 6. Urlaubswoche gesprochen.
In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die für die 6. Urlaubswoche erforderlichen Dienstzeiten nicht zur Gänze bei einem/einer Arbeitgeber:in absolviert werden müssen, sondern das UrlG auch bestimmte Anrechnungspflichten (z.B. für Vordienstzeiten, Ausbildungszeiten etc.) regelt.
Zusätzlich enthalten auch Kollektivverträge zum Teil Sonderbestimmungen in Bezug auf den Urlaubsanspruch (z.B. zusätzliche Ansprüche oder eigene Anrechnungsbestimmungen etc.).
Welche Rahmenbedingungen gelten für die Urlaubsvereinbarung?
Der individuelle Zeitpunkt des Urlaubsantrittes ist zwischen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen unter Rücksichtnahme auf die Erfordernisse des Betriebes und die Erholungsmöglichkeiten der Arbeitnehmer:innen zu vereinbaren.
Voraussetzung für den individuellen Urlaubsverbrauch ist somit immer der Abschluss einer entsprechenden Einzelvereinbarung.
In der Praxis werden daher auch Vereinbarungen über einen Betriebsurlaub oft bereits vorab in Arbeitsverträgen getroffen, wobei dabei bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen (z.B. in Bezug auf das Ausmaß) zu berücksichtigen sind.
Kann Urlaub mit Remote Work kombiniert werden?
Aufgrund der zunehmenden Flexibilisierung des Arbeitsortes (insb. Homeoffice) in den letzten Jahren kommt es auch immer öfter vor, dass Arbeitnehmer:innen Urlaub mit grenzüberschreitendem Remote Work kombinieren möchten, um so ihren Auslandsaufenthalt entsprechend verlängern zu können. Diesbezüglich verweisen wir auf unseren Blogbeitrag zum Thema “Workation”.
Wie lange kann Urlaub angesammelt werden? Müssen Arbeitgeber:innen explizit zum Verbrauch von Urlaub auffordern?
Laut UrlG verjährt der Urlaubsanspruch nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Grundsätzlich muss daher der Urlaubsanspruch ab der Entstehung innerhalb von drei Jahren konsumiert werden. Dabei gilt, dass immer der älteste Urlaubsanspruch zuerst verbraucht wird.
Eine allgemeine Pflicht der Arbeitgeber:innen auf eine drohende Verjährung des Urlaubsanspruches hinzuweisen, regelt das UrlG nicht. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang jedoch die aktuelle Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur Urlaubsverjährung: Diese schreibt konkret vor, dass Arbeitgeber:innen ihre Arbeitnehmer.innen rechtzeitig unter Hinweis auf die drohende Verjährung zum Urlaubsverbrauch auffordern müssen. Kommen Arbeitgeber:innen dieser Verpflichtung nicht nach, besteht das Risiko, dass die Einrede der Verjährung der Urlaubsansprüche unionsrechtswidrig ist und der Anspruch (trotz Ablauf der oben erwähnten Verjährungsfrist) deshalb als nicht verjährt anzusehen ist. Zu beachten ist allerdings, dass sich diese unionsrechtlichen Grundsätze nur auf den durch die Arbeitszeit-Richtlinie festgeschriebenen Mindestanspruch auf vier Wochen Urlaub beziehen und daher auf die fünfte oder sechste Urlaubswoche nach österreichischem Recht grundsätzlich nicht anzuwenden sind. Diesbezüglich ist aktuell noch abzuwarten, wie die österreichische Judikatur die in der Rechtsprechung des EuGH aufgestellten Grundsätze auf das österreichische Recht umlegen wird.
In der Praxis empfiehlt sich für Arbeitgeber:innen jedenfalls, nicht nur vollständige Urlaubsaufzeichnungen zu führen, sondern auch
- die offenen Urlaubsansprüche ihrer Mitarbeiter:innen laufend (ggf. automatisiert mithilfe einer entsprechenden HR-Software) zu überwachen,
- regelmäßig Informationen zum Urlaubsstand und zur drohenden Verjährung an die Arbeitnehmer:innen zu geben,
- nachweislich entsprechende Aufforderungen zum Urlaubsverbrauch auszusprechen und
- diesen auch tatsächlich zu ermöglichen.
Wie ist vorzugehen, wenn Arbeitnehmer:innen vor oder während des Urlaubs erkranken?
Je nachdem, ob Arbeitnehmer:innen bereits vor Urlaubsantritt oder erst während des Urlaubs erkranken, gelten unterschiedliche Rechtsfolgen:
Bei einer Erkrankung vor dem Urlaubsantritt besteht für Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, (entweder zum Teil oder zur Gänze) von der Urlaubsvereinbarung zurückzutreten.
Tritt die Erkrankung hingegen erst während des Urlaubs ein, so werden jene Werktage, an denen Arbeitnehmer:innen durch die Erkrankung arbeitsunfähig waren, auf das Urlaubsausmaß nicht angerechnet, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage gedauert hat. Wesentlich ist dabei, dass die Erkrankung nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt worden sein darf. Zudem müssen Arbeitnehmer:innen die Krankheit nach dreitägiger Dauer unverzüglich mitteilen und bei Wiederantritt des Dienstes eine Krankenstandsbestätigung (mit Beginn, Dauer und Ursache der Arbeitsunfähigkeit) vorlegen.
Zu betonen ist, dass eine Erkrankung – weder vor dem Urlaub noch währenddessen – keinesfalls automatisch zu einer Verlängerung des vereinbarten Urlaubs führen kann, sondern diesbezüglich immer eine gesonderte Vereinbarung erforderlich ist.
Welche Möglichkeiten gibt es, wenn der Urlaubsanspruch bereits aufgebraucht ist?
Auch wenn Arbeitnehmer:innen ihren gesetzlichen Urlaubsanspruch bereits zur Gänze konsumiert haben, ist ein weiterer Urlaub in diesem Jahr rechtlich nicht völlig ausgeschlossen. Auch für solche Konstellationen gibt es – ein entsprechendes Einvernehmen beider Parteien vorausgesetzt – arbeitsrechtliche Lösungen.
Es besteht beispielsweise die Möglichkeit, einen Teil des erst im folgenden Jahr gebührenden Urlaubs vorweg zu verbrauchen (Urlaubsvorgriff). Ein solcher Vorgriff ist rechtlich zulässig, setzt jedoch immer eine entsprechende Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in voraus. Problematisch gestaltet sich ein Urlaubsvorgriff insbesondere dann, wenn das Arbeitsverhältnis endet, bevor der bereits vorab konsumierte Urlaubsanspruch tatsächlich entstanden ist. Allfällige Rückverrechnungsmöglichkeiten für diesen Fall müssen daher vorab sorgfältig geprüft und ggf. auch vereinbart werden.
Als Alternative zum Urlaubsvorgriff kommt zudem auch eine Karenzierung bzw. ein unbezahlter Urlaub in Betracht. Eine Karenzierung kann einvernehmlich im Wege einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in vereinbart werden. Auch in diesem Fall sollten jedoch vorab die arbeits- und ggf. sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen sorgfältig geprüft und geregelt werden.
Können unverbrauchte Urlaubsansprüche während des aufrechten Dienstverhältnisses abgelöst werden?
Eine Vereinbarung, die für den Nichtverbrauch von Urlaub eine Geldleistung oder sonstige vermögenswerte Leistungen vorsieht, ist nach dem UrlG rechtsunwirksam und absolut nichtig, da Urlaub während des aufrechten Arbeitsverhältnisses in natura konsumiert werden muss. Das Ablöseverbot ergibt sich direkt aus dem Gesetz und trägt den Grundsätzen des Arbeitnehmer:innenschutzes und der Fürsorgepflicht der Arbeitgeber:innen Rechnung. Dementsprechend ist eine Auszahlung unverbrauchter Urlaubsansprüche (Urlaubsablöse) im laufenden Arbeitsverhältnis rechtlich nicht zulässig.
Gerne unterstützen wir Sie bei sämtlichen arbeitsrechtlichen Fragestellungen in Zusammenhang mit dem Urlaubsrecht.
An dieser Stelle weisen wir auf einen in der Zeitschrift “ARD” erschienenen ausführlichen Artikel unserer Expert:innen von PwC Legal zu diesem Thema hin, welcher u.a. auch Fragen zum offenen Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses behandelt und (ein entsprechendes Abonnement vorausgesetzt) hier abgerufen werden kann.
